AI(chat-gpt)との会話を通してオリジナルの「先輩社員」を作りましょう！
今回は、資料作成についてAIと会話をしていきます
資料作成について知っていきましょう！
↑こういった会話をしていきます
本サイトでは、様々な仕事の会話ログを紹介しています！
また、実際に作った先輩社員にオリジナルの質問をしてみましょう！
そうすることで、自分だけのパートナーを持つことができます
エンジニアの幅が知りたい
私は学生で就活をしています。求人を見ると業務内容に資料作成と書いてあることが多いです。結局何ですか？
ー回答ー
資料作成とは、ビジネスやプロジェクトに必要な情報を整理し、分かりやすくまとめた文書やプレゼンテーションを作ることを指します。具体的には、以下のような作業が含まれます。
- データ収集: 必要な情報やデータを集める。
- 分析: 集めたデータを分析し、重要なポイントを抽出する。
- 文書作成: 分析結果を基に、報告書や提案書、プレゼン資料などを作成する。
- デザイン: 見やすく、理解しやすいレイアウトやグラフを用いる。
このスキルは、企業の意思決定やプレゼンテーションに非常に重要です。就職活動では、こうしたスキルをアピールすることが求められることが多いです。
筆者のポイント
まずは、自己紹介から始めます。今回は新卒ということで行っていきます
現状を伝えることで学習し、回答がより欲しい情報になります
また、最初は大枠の質問をすると、これから具体的に聞きやすくなります
今回は「資料作成とは？」ということから入っていきます
実際に全てを作成することは無い場合が多いですが
目的に沿った資料があることが分かります
さらに詳しく見ていきます
文章作成について詳しく教えて下さい
ー回答ー
文章作成は、情報を効果的に伝えるための重要なスキルです。以下に、文章作成のプロセスとポイントを詳しく説明します。
1. 目的の明確化
- 文章を書く目的を明確にします。例えば、報告書、提案書、メールなど、目的によって内容や形式が異なります。
2. ターゲットの理解
- 誰に向けて書くのかを考え、その読者のニーズや興味を理解します。これにより、適切な言葉遣いやトーンを選ぶことができます。
3. 情報の収集
- 必要なデータや情報を収集します。信頼性のあるソースからの情報を使うことが重要です。
4. 構成の計画
- 文章の構成を考えます。一般的には、以下のような構成が効果的です。
- 導入: 目的や背景を簡潔に説明。
- 本論: 主な内容やデータを詳しく述べる。
- 結論: 主要なポイントをまとめ、必要に応じて提案や次のステップを示す。
5. 執筆
- 上記の構成に基づいて文章を書きます。明確で簡潔な表現を心がけ、専門用語は必要に応じて説明を加えます。
6. 推敲と編集
- 書いた文章を見直し、誤字脱字や不明瞭な表現を修正します。また、文章の流れや論理性を確認します。
7. フィードバックの受け入れ
- 他の人に読んでもらい、意見や感想をもらうことで、さらなる改善が可能です。
8. プレゼンテーション
- 必要に応じて、文章をプレゼンテーション用に視覚化することも考えます。グラフや図を使って情報を補強することが有効です。
このように、文章作成は計画的なプロセスが重要です。実践を重ねることで、より効果的な文章を書くスキルが身につきます。
筆者のポイント
報告書、提案書、メールなどがメインになります
社内、社外の違いもあるので資料自体の目的を
明確にすることが重要です
業務の文書作成の種類を教えて下さい。ソフト等も聞きたいです。
ー回答ー
業務の文書作成にはさまざまな種類があり、それぞれ異なる目的や形式があります。以下に一般的な文書の種類と、使用されることが多いソフトウェアを紹介します。
文書の種類
- 報告書
- 目的: 特定のテーマやプロジェクトについての進捗や結果を報告する。
- ソフト: Microsoft Word, Google Docs
- 提案書
- 目的: 新しいアイデアやプロジェクトを提案する。
- ソフト: Microsoft Word, Google Docs, Canva（デザイン要素を加える場合）
- プレゼンテーション資料
- 目的: 情報を視覚的に伝えるためのスライド。
- ソフト: Microsoft PowerPoint, Google Slides, Prezi
- 議事録
- 目的: 会議の内容や決定事項を記録する。
- ソフト: Microsoft Word, Google Docs
- マニュアル
- 目的: 業務や手続きの手順を説明する。
- ソフト: Microsoft Word, Confluence（チームでの共有に便利）
- メール
- 目的: 社内外のコミュニケーション。
- ソフト: Microsoft Outlook, Gmail
- 契約書
- 目的: 契約内容を明文化する。
- ソフト: Microsoft Word, Google Docs
- ニュースレター
- 目的: 組織内外に情報を発信する。
- ソフト: Mailchimp, Microsoft Publisher
使用されるソフトウェア
- Microsoft Office Suite
- Word（文書作成）
- Excel（データ管理や分析）
- PowerPoint（プレゼンテーション）
- Google Workspace
- Google Docs（文書作成）
- Google Sheets（データ管理）
- Google Slides（プレゼンテーション）
- Canva
- デザインが必要な文書やプレゼンテーションに便利。
- Confluence
- チームでの文書共有やプロジェクト管理に適している。
これらの文書やソフトを活用することで、業務の効率化や情報の伝達がスムーズになります。目的に応じて最適な文書とツールを選ぶことが重要です。
筆者のポイント
基本的には、WordやExcelがほとんどです
プレゼン資料の際には、PowerPoint、CANVAが含まれます
報告書や契約書などは難しく聞こえますが
基本的に社内にフォーマット等があります
何を書くべきかが大切で１から綺麗につくることの方が少ない場合が多いです
そのためソフトについては、通常基本的な操作で足ります
具体例を見て、どんな内容なのか？をざっくり知る程度で
それ以降は入社後に学ぶことになります
それぞれについて、AIは使われているんでしょうか？それを知って効率化を図りたいです。
ー回答ー
多くの文書作成において、AI技術が活用されています。以下に、各文書タイプにおけるAIの利用例を紹介します。
1. 報告書
- AIの利用例: データ分析やトレンド予測にAIを活用し、報告書に必要な情報を自動生成するツールが存在します。
2. 提案書
- AIの利用例: テンプレート生成や過去の提案書に基づいたコンテンツ提案をするAIツールがあり、提案内容の質を向上させることができます。
3. プレゼンテーション資料
- AIの利用例: AIがスライドデザインを自動生成したり、データビジュアルを作成するツールがあります。例えば、CanvaやBeautiful.aiなどが該当します。
4. 議事録
- AIの利用例: 会議の音声を自動で文字起こしするAIツール（例: Otter.ai）を利用すれば、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。
5. マニュアル
- AIの利用例: AIを使って、ユーザーの質問に対する回答を自動生成するチャットボットをマニュアルに組み込むことができます。
6. メール
- AIの利用例: メール文の自動生成や返信の提案を行うAIツール（例: Gmailのスマート返信機能）があります。これにより、迅速なコミュニケーションが可能になります。
7. 契約書
- AIの利用例: 契約書のドラフトを自動生成するツールがあり、法律文書の作成を効率化できます。LegalTech系のサービスが該当します。
8. ニュースレター
- AIの利用例: コンテンツの生成や配信タイミングの最適化を行うAIツール（例: MailchimpのAI機能）が利用されています。
効率化のための提案
- AIツールの導入: 上記のようなAIツールを取り入れることで、文書作成の時間を短縮し、質を向上させることができます。
- テンプレートの活用: AIと組み合わせて、よく使う文書のテンプレートを作成することで、作業効率が向上します。
- データ分析の自動化: データ収集や分析をAIに任せることで、報告書作成の際の手間を減らせます。
これらの方法を活用することで、業務の効率化を図ることが可能です。
筆者のポイント
日本のAI使用率は、約半数です
そのため活用している企業とそうでない企業があります
会社によって禁止されている場合もありますが
AIを使った業務効率化は、知識があるだけでも武器になります
AIの紹介と作り方
下記、どちらも無料で使うことができるAIです
基本的に検索ツールを使っていきます
ログも残るので、会話も初めからにする必要はありません
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